Vermeiden Sie das Wort „leider“ – Wie Sie positiv in der Kommunikation bleiben

In der Kommunikation kommt es oft vor, dass wir negative Nachrichten übermitteln müssen. Sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld ist es wichtig, dass wir dabei einfühlsam und verständnisvoll bleiben. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, negative Formulierungen in positive umzuwandeln. In diesem Blogbeitrag erklären wir, wie das funktioniert und welche Vorteile es hat.

Warum sind positive Formulierungen wichtig?

Positive Formulierungen helfen, eine konstruktive Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Sie können dazu beitragen, dass sich der Gesprächspartner verstanden fühlt und sich kooperativer verhält. Negative Formulierungen hingegen können schnell zu Missverständnissen oder Frustration führen. Wir sollten uns daher bemühen, unsere Aussagen möglichst positiv zu formulieren.

Beispiele für die Umwandlung negativer Formulierungen in positive

Tipp 1: Vermeiden Sie das Wort „müssen“

Angenommen ein Kunde hat eine Anfrage an Sie gestellt, die Sie nicht sofort erfüllen können. Eine negative Formulierung könnte wie folgt lauten:

„Sie müssen noch einige Tage warten, bevor wir Ihre Anfrage bearbeiten können, da wir momentan viele Anfragen bearbeiten müssen.“

Um die Aussage positiv zu formulieren, könnte man stattdessen sagen:

„Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir möchten Ihnen gerne schnellstmöglich weiterhelfen und werden uns so bald wie möglich bei Ihnen melden.“

Durch diese Formulierung drückt man seine Entschlossenheit und sein Engagement aus, dem Kunden zu helfen, ohne dass das Wort „müssen“ negativ assoziiert wird.

Tipp 2: „Aber“ vermeiden

„Aber“ signalisiert oft einen Widerspruch und kann die negative Wirkung einer Aussage verstärken.

Statt zu sagen

„Ich verstehe, was Sie meinen, aber ich denke, dass ich das besser weiß“,

könnte man positiv formulieren und sagen

„Ich verstehe Ihre Perspektive und ich glaube, dass ich einen anderen Ansatz vorschlagen könnte, der uns beiden helfen würde“.

Statt einen Widerspruch zu signalisieren und die negative Wirkung zu verstärken, kann man sich auf Gemeinsamkeiten und Lösungen konzentrieren. Indem man anerkennt, dass man die Perspektive des anderen versteht und bereit ist, einen anderen Ansatz zu diskutieren, öffnet man die Tür für eine konstruktive Diskussion und Zusammenarbeit.

Tipp 3: Sagen, was ist, nicht was nicht ist

Statt negativ zu formulieren, drücken Sie lieber positiv aus, was Sie tun können.

Stellen Sie sich eine Beschwerde eines Kunden über ein technisches Problem mit einem Produkt vor. Eine negative Formulierung könnte lauten:

„Ich kann Ihnen nicht helfen, da mir die technischen Kenntnisse fehlen“.

Um die Aussage positiv zu formulieren, könnte man stattdessen sagen:

„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir bedauern, dass Sie Probleme mit unserem Produkt haben. Unser Kundendienstteam steht Ihnen gerne zur Verfügung, um das technische Problem zu lösen. Bitte teilen Sie uns mit, wie wir Sie am besten erreichen können, damit wir Ihnen helfen können“.

Diese Wortwahl zeigt dem Kunden, dass man ihm helfen will und dass man bereit ist, den Kunden an die richtige Stelle zur Lösung seines Problems zu verweisen.

Tipp 4: Vermeiden Sie „nicht“ oder „nie“

Angenommen, ein Vorgesetzter bittet Sie, an einer Besprechung teilzunehmen, die zur gleichen Zeit wie eine andere wichtige Besprechung stattfindet. Eine negative Antwort könnte lauten:

„Ich kann nicht an der Besprechung teilnehmen, da ich bereits an einer anderen Besprechung teilnehme“.

Um die Aussage positiv zu formulieren, könnte man stattdessen sagen:

„Vielen Dank für die Einladung zur Sitzung. Ich nehme zu diesem Zeitpunkt bereits an einer anderen wichtigen Sitzung teil, werde aber sicherstellen, dass ich alle wichtigen Informationen und Entscheidungen nach der Sitzung erhalte. Könnten Sie mir bitte eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Entscheidungen zusenden?“

Diese Sprache ist Ausdruck des Respekts vor der Einladung des Vorgesetzten und gleichzeitig Ausdruck dessen, was möglich ist, und nicht nur Ausdruck dessen, was nicht möglich ist.

Tipp 5: Verwenden Sie „sobald“

Angenommen, ein Kunde fragt nach einer Dienstleistung, die derzeit nicht verfügbar ist. Eine negative Formulierung könnte lauten:

„Es tut uns leid, aber die Dienstleistung ist derzeit nicht verfügbar und es ist unklar, wann sie wieder verfügbar sein wird“.

Um die Aussage positiv zu formulieren, könnte man stattdessen sagen:

„Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Dienst. Leider ist der Dienst derzeit nicht verfügbar. Wir arbeiten jedoch hart daran, sie sobald wie möglich wieder zur Verfügung zu stellen. Sie werden umgehend benachrichtigt, sobald der Dienst wieder zur Verfügung steht.“

Mit dieser Formulierung zeigt man Verständnis für den Wunsch des Kunden und drückt gleichzeitig eine positive Zukunftsperspektive aus, indem man betont, dass man daran arbeitet, die Dienstleistung bald wieder verfügbar zu machen und den Kunden informiert, sobald dies der Fall ist.

Tipp 6: Beginnen Sie nicht mit „leider“

Angenommen, ein Mitarbeiter bittet um eine Gehaltserhöhung. Eine negative Formulierung könnte lauten:

„Leider ist es uns nicht möglich, Ihren Gehaltswunsch zu erfüllen“.

Um die Aussage positiv zu formulieren, könnte man stattdessen sagen:

„Vielen Dank für Ihre harte Arbeit und Ihren Beitrag zum Erfolg unseres Unternehmens. Wir wissen Ihr Engagement und Ihre Leistung sehr zu schätzen. Auch wenn wir Ihre Gehaltsvorstellungen derzeit nicht erfüllen können, werden wir Ihre Leistung weiterhin bewerten und Ihre Vergütung im Rahmen unserer Möglichkeiten anpassen. Wir sind sicher, dass Sie auch in Zukunft eine wertvolle Rolle in unserem Unternehmen spielen werden.“

Diese Formulierung zeigt die Wertschätzung für die Arbeit des Arbeitnehmers und drückt gleichzeitig eine positive Zukunftsperspektive aus, indem betont wird, dass die Leistung des Arbeitnehmers weiterhin bewertet und die Vergütung im Rahmen der Möglichkeiten angepasst wird.

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Eine weitere negative Formulierung könnte wie folgt lauten:

„Leider konnte ich Sie telefonisch nicht erreichen.“

Um die Aussage positiv zu formulieren, könnte man stattdessen sagen:

„Ich habe versucht, Sie telefonisch zu erreichen, konnte Sie aber nicht erreichen. Könnten Sie mich bitte zurückrufen? Ich würde gerne mit Ihnen sprechen, sobald Sie Zeit haben“.

Auf diese Weise zeigt man sein Interesse an der Zusammenarbeit und drückt gleichzeitig Geduld und Freundlichkeit aus, indem man höflich um einen Rückruf bittet, anstatt die Schuld dafür zu suchen, dass man nicht erreicht werden konnte.

Tipp 7: Schreiben Sie positiv statt negativ

Ein Beispiel wäre die Beschwerde eines Kunden über ein fehlerhaftes Produkt. Eine negative Formulierung könnte lauten:

„Es tut uns leid, dass das Produkt fehlerhaft ist. Wir können das Problem nicht sofort beheben.“

Um die Aussage positiv zu formulieren, könnte man stattdessen sagen:

„Vielen Dank, dass Sie uns über das fehlerhafte Produkt informiert haben. Wir wissen Ihr Feedback zu schätzen und werden unser Bestes tun, um das Problem so schnell wie möglich zu lösen. Wir werden das Produkt umtauschen oder Ihnen eine Rückerstattung anbieten, um sicherzustellen, dass Sie voll und ganz zufrieden sind“.

Diese Ausdrucksweise zeigt die Wertschätzung für das Feedback des Kunden und bringt gleichzeitig das Engagement und die Bereitschaft zur Lösung des Problems und zur Sicherstellung der vollen Zufriedenheit des Kunden zum Ausdruck.

Schlussfolgerung

Negative Formulierungen können in der Kommunikation schnell zu Missverständnissen und Konflikten führen. Positive Formulierungen hingegen helfen, eine konstruktive und kooperative Atmosphäre zu schaffen. Wer auf positive Formulierungen achtet, gibt seinen Gesprächspartnern das Gefühl, verstanden zu werden und erleichtert den Austausch.

Die oben genannten Tipps können helfen, negative Formulierungen in positive umzuwandeln. Durch die Vermeidung von Wörtern wie „müssen“ oder „leider“ und die Betonung positiver Aspekte kann eine konstruktive Gesprächsatmosphäre geschaffen werden. Auch die Verwendung von „sobald“ oder die Vermeidung von „nicht“ und „kein“ kann zu einer positiven Ausdrucksweise beitragen.

Im Alltag kann es schwierig sein, immer positiv zu formulieren, aber es lohnt sich, sich bewusst zu machen, wie man seine Botschaften vermittelt. Positive Formulierungen können dazu beitragen, das Gespräch positiv zu gestalten und Konflikte zu vermeiden.

Matthes

Matthes Vogel

Matthes ist ein Frankfurter Blogger mit einer Leidenschaft für Unterhaltungstechnik und Medien, der auch über viele andere Themen wie Reisen, Wohnen, Unterhaltung und Kommunikation schreibt. Er hat Betriebswirtschaft studiert und arbeitet derzeit als Projektmanager für Digitalisierung und Innovation bei einem Wohnungsunternehmen. Als Blogger teilt er gerne seine Gedanken, Meinungen und Erfahrungen mit seinen Lesern und ist stets bemüht, sie über die neuesten Trends und Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.